Buchhaltung

KI-Agent für die Buchhaltung

Belege aus jedem Kanal — Postfach, geteilter Ordner, Foto vom Handy. Kein Umgewöhnen für die Kollegen.

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Das Problem

Belege kommen als PDF im Postfach, als Foto per WhatsApp, als Papier in der Ablage. Jemand tippt sie ab, ordnet sie einem Konto zu, hängt sie an die richtige Rechnung. Das sind in einem 20-Personen-Betrieb schnell sechs bis zehn Stunden pro Woche — und die Fehler fallen erst beim Jahresabschluss auf.

Die Lösung

Der Agent liest jeden eingehenden Beleg, erkennt Lieferant, Betrag, Steuersatz und Leistungszeitraum, schlägt die Kontierung vor und legt ihn dort ab, wo die Steuerberatung ihn erwartet. Was er sicher erkennt, bucht er. Was unklar ist, landet als Frage mit Vorschlag auf einem Stapel, den jemand in Minuten durchgeht — nicht in Stunden.

  • Beobachten
  • Vorschlagen
  • Handeln
  • Protokollieren
  • Lernen

Was er konkret tut

Im Betrieb

Belege aus jedem Kanal

Postfach, geteilter Ordner, Foto vom Handy. Kein Umgewöhnen für die Kollegen.

Kontierungsvorschlag mit Begründung

nicht nur „4400", sondern warum, und woran er es erkannt hat.

Dublettenschutz

dieselbe Rechnung als PDF und als Papier wird einmal gebucht, nicht zweimal.

Übergabe an die Steuerberatung

im Format, das eure Kanzlei ohnehin nutzt.

Drei konkrete Beispiele

Ein normaler Arbeitstag

Dienstag, 8:40 Uhr.

Vierzig Belege liegen über Nacht im Postfach. Um 8:41 sind 34 kontiert, sechs liegen mit Rückfrage bereit. Beispiel: „Rechnung von Hofer über 89,90 € — Bewirtung oder Büromaterial? Ich tippe auf Büromaterial, weil dieselbe Position im Mai so gebucht wurde."

Monatsende.

Der Agent meldet drei Rechnungen, für die keine Zahlung auffindbar ist, und zwei Zahlungen ohne Rechnung — bevor der Abschluss läuft.

Ein Lieferant ändert sein Rechnungslayout.

Der Agent merkt, dass die Erkennungsquote fällt, meldet es und schlägt vor, das Muster neu zu lernen.

Häufige Fragen

FAQ

Aus welchen Kanälen kann der Agent Belege übernehmen?

Postfach, geteilter Ordner, Foto vom Handy. Kein Umgewöhnen für die Kollegen.

Was passiert, wenn ein Beleg unklar ist?

Was er sicher erkennt, bucht er. Was unklar ist, landet als Frage mit Vorschlag auf einem Stapel, den jemand in Minuten durchgeht — nicht in Stunden.